الاجتماعات مضيعة للوقت

انضممت في حياتي العمليّة خلال السنوات السابقة إلى أكثر من منظومة كبيرة وصغيرة، وتختلف ثقافة العمل من واحدة منها إلى أخرى. لكنْ لا تخلو أيّ منها من الاجتماعات. وبناءً على بحث من «هارفرد بزنس سكول» يقرّ 71% من القادة بأن وقتهم يضيع في الاجتماعات بلا فائدة. ومن المسيء أن كثيرًا من الموظفين يفتخرون بكثرة الاجتماعات ويعدّ الواحد منهم نفسه منتجًا بهذه الطريقة، لكنّ الحقيقة أن هذا إهدار للوقت والموارد وتقليل للإنتاجية.

الاجتماعات السيئة هي التي بلا هدف أو أجندة واضحة. وينتهي الأمر فيها بالحديث عن الأمور غير المهمة التي لا تسهم في تحسين العمل. فتجد أن الاجتماع به 5 أشخاص كلُّ من قسمه، وقد أمكَن أن يُحصر في مكالمة هاتفية تستغرق ثلاث دقائق بين شخصين من الحاضرين فقط. وكثرة هذا النوع من الاجتماعات تؤدّي إلى ضعف التركيز وقلة الإنتاجية.

في «ثمانية» نعتمد على التواصل اللاتزامني. وهو إتاحة الوقت للموظفين لإنجاز المهمّات بحيث يستقل بعضهم عن بعض وفقًا لجداولهم الزمنية الخاصة. فكل شيء مدوّن في أداة إدارة المشاريع، ويستطيع الجميع العودة إليه في أي وقت. مزيّة التواصل الكتابي أنه يتيح الوقت الكافي للتفكير في بعض القضايا التي لا يمكن البت فيها باجتماع لحظي، بل تحتاج إلى أن تختمر في عقلك بعض الوقت حتى تصل بها إلى أفضل الحلول.

الاجتماعات ليست كلها سيئة، فبعضها يختصر ساعات بل أيامًا من العمل، ففيها تقارب للأفكار وحضور إنساني يعوّض برود الرسائل. ولكن الحاصل اليوم في بيئة العمل أن أكثر الاجتماعات مضيعة للوقت.